Samarbejde som strategisk prioritet

Til en workshop i januar 2025 blev det tydeligt, at samarbejdet mellem bygherre og museum bør være et fokus i udviklingen af den lovpligtige arkæologi. Både når det handler om at arbejde med bæredygtighed, men også i udviklingen af et godt samarbejde generelt. På workshoppen deltog arkæologer fra hele landet og offentlige og private bygherrer. Alle bidragede til en dialog om potentialer og udfordringer i samarbejdet om den lovpligtige arkæologi, og ønsket om at strukturere samarbejdet bedre var fælles for deltagerne.

De involverede bygherrer opfordrede arkæologerne til at være mere proaktive i samarbejdet, og til at byde mere ind med det, arkæologien og museet kan tilbyde, og de potentialer der ses for udviklingen af samarbejdet. Det kan både handle om tidligere koordinering, kommunikation, formidlingsindsatser, videndeling eller bæredygtighedsinitiativer.

Det var overraskende for flere arkæologer, at bygherrerne ser potentialer i et tættere samarbejde. Men selvom bygherrerne gerne vil hurtigt i gang med deres projekter, har de forståelse for, at den arkæologiske proces er en del af anlægsprojektet. Derfor er de interesserede i at optimere samarbejdet.

”Arkæologernes faglige vurderinger, som del af den arkivalske kontrol, er vigtige i vores risikovurdering i starten af et projekt. Med viden om risikoen for en arkæologisk undersøgelse kan vi nå at justere vores linjeføring. Jo tidligere vi har denne viden jo bedre”

Citat fra en bygherre.

En god start

For at skabe de bedste forudsætninger for at udvikle samarbejdet er det vigtigt, at museumsledelsen og den arkæologiske ledelse prioriterer bygherresamarbejdet som et fokuspunkt internt på museet. Der skal afsættes ressourcer til at arbejde med emnet, ligesom det kan være en god ide at inddrage nogle af de medarbejdere, der er er vant til at arbejde sammen med bygherrer, fx sagsbehandlere og udgravningsledere. Ud fra de mange erfaringer, hvert museum har fra utallige bygherresamarbejder, kan ønsker og tanker om hvordan samarbejdet kan udvikle sig kortlægges.

Her kan I overveje, hvilke dele af samarbejdet, der fungerer godt, hvor der oftest opstår udfordringer, og hvilke potentialer I ser i at udvikle samarbejdet.

Det kan være svært at overføre tanker om, hvordan I ønsker at det gode samarbejde med bygherre skal se ud, til den virkelighed, hvor I samarbejder med en bygherre om et komplekst projekt. Derfor er det en god idé at fokusere på konkrete emner, hvor I identificerer simple og specifikke tiltag, som I kan udvikle på sammen med en bygherre.

Indled derfor også gerne en samtale med en eller flere bygherrer som I har en god dialog med. Fortæl om de områder, I gerne vil arbejde med, og få input til, hvordan I kan arbejde videre. Inddrag deres syn på, hvad der kan være af muligheder og udfordringer.

Da de arkæologiske projekter varierer fra gang til gang, handler udviklingen af samarbejdet ikke nødvendigvis om at lave en detaljerede beskrivelse af faste procedurer. I nogle tilfælde er det måske relevant at udarbejde faste procedurer, men I kan også udvælge fælles fokusområder, beskrive best practices og skabe rammer, som kan vejlede jer i fremtidige samarbejder med både bygherrer og entreprenører.

Til at hjælpe jer i samtalen med bygherre, kan I overveje at bruge proceslinjen for den lovpligtige arkæologi.

Forslag til samarbejdsområder

Det vil afhænge fra museum til museum, hvilke emner der er vigtige at arbejde med. I det følgende giver vi forslag til emner, der kan være relevante for jer. Brug dem, eller lad dem inspirere jer til at finde andre emner, der passer bedre til jer.

Kommunikation

Kommunikationen mellem bygherre og museum er afgørende i et godt samarbejde, og medvirker til at begge parters medarbejderne får de bedste vilkår til at udføre deres arbejde. Det er vigtigt at man som museum både italesætter sine behov og er nysgerrig på hvad bygherrer ser af muligheder og udfordringer. Det kan fx handle om at blive enige om faste check-ins, kontaktpersoner, formater, formuleringer, kanaler eller typer af informationer, der skal deles.

I samarbejdet med de bygherrer, I ofte har projekter med, eller ved længerevarende samarbejder med en bygherre, kan I aftale en ramme for, hvordan jeres generelle samarbejde skal se ud. Så behøver I ikke lave nye aftaler hver gang i starter nye projekter. Ved mindre bygherrer og mindre projekter kan samarbejdsområderne tages på projektniveau.

Forståelse for hinandens arbejdspraksisser

Et projekt har de bedste forudsætninger, hvis aktørerne har en forståelse for hinandens arbejdspraksisser og opgaver. Det skaber grundlaget for god kommunikation, større tålmodighed, færre misforståelser og et godt samarbejde. Gør derfor en indsats for at fortælle om de arkæologiske arbejdspraksisser til bygherren og entreprenører, samtidig med at I efterspørger information om den givne entreprenør og bygherrers arbejdspraksisser.

Forsalg til handlinger:

• Del ved start af hvert projekt information om de arkæologiske arbejdsmetoder og opgaver – og efterspørg det samme fra bygherre.
• Del internt jeres erfaringer om, hvilken viden om arkæologien I ofte oplever, at bygherrer og entreprenører mangler – og hvilken information I mangler om bygherrer og entreprenørers arbejde.
• Bekræft eller udfordr ovenstående i samtale med bygherrer og entreprenører, og kortlæg hvilke informationer de skal bruge for at forstå forløbet omkring en udgravning fra et arkæologisk perspektiv.
• Sæt jer ind i bygherrernes praksisser ved enten at tage dialogen direkte med enkelte bygherrer eller efterspørge denne viden i anlægsbranchen som helhed.
• Italesæt eventuelle fordomme fra den ene eller anden part.
• Deltag i byggemøder forud for udgravningen for at opnå forståelse for byggeprojekterne.

Tidlig inddragelse

Museet skal fortsætte med at italesætte behovet og potentialerne for en tidlig inddragelse af museet i projektet. Ofte kan det være en fordel at inddrage museet allerede før anlægsprojektet igangsættes.

Hvis inddragelsen mangler, risikerer bygherren at gå glip af sparring om faktorer, som kan indtænkes i deres risikovurdering og projektstyring. Det kan i sidste ende have tidsmæssige og økonomiske konsekvenser for deres projekt.

En del af anlægsbranchen

Det er ikke museets opgave at være til rådighed som konsulenter, der skal sikre bygherrernes byggeprojekt, men som en samarbejdspartner, der skal skabe de bedste forudsætninger for at myndighedsopgaven kan løses bedst muligt i samarbejde med bygherrerne. Ved at positionere sig som en samarbejdspartner – og ikke som en myndighed – overfor bygherren, skabes der grundlag for en mere åben dialog og for et endnu bedre samarbejde.

Det kan museet fx gøre ved proaktivt at understrege, hvad museet kan byde ind med i samarbejdet om en udgravning. Det kan ske ved deltagelse i faglige netværk og udviklingsrum for anlægsbranchen, hvor der kan udveksles viden, som kan komme alle parter til nytte. Videre kan der fx etableres netværk eller branchefællesskaber med Rådet for Bæredygtigt Byggeri, Bygherreforeningen eller med bygherrer fra museets ansvarsområde.

Samarbejd om bæredygtighedstiltag

Et godt samarbejde skaber grundlag for at arkæologer, bygherrer og entreprenører kan igangsætte bæredygtighedsinitiativer sammen. Det giver mulighed for at iværksætte tiltag, som museet ikke alene vil kunne løfte, samtidigt med at effekten af tiltaget bliver større, hvis det dækker alle parter.

Forslag til handlinger

• Fortæl hvilke bæredygtighedstiltag museet ønsker at indtænke i projekter.
• Undersøg om der er mulighed for at samarbejde om konkrete tiltag og fælles udbud, hvor der stilles bæredygtighedskrav til entreprenøren.
• Samarbejd om brugen af emissionsfrie maskiner.
• Samarbejd om sikkerhed og trivsel på byggepladsen.
• Afklar behovet og ønsket for opfølgning og dokumentation af implementeringen af bæredygtighedsinitiativer, og om I sammen kan kommunikere og synliggøre initiativerne.
• Spørg ind til, hvilke bæredygtighedsemner – miljømæssige, sociale og forretningsmæssige – bygherrer har fokus på. De gravende museer kan med fordel lade sig inspirere af bygherrernes bæredygtige praksisser på byggepladserne.

Få inspiration til bæredygtighedstiltag her:

• Emissionsfrie udgravninger
• Formidling for social værdi
• Håndbog for bæredygtighed i felten

Udveksling af data

Der er et potentiale i at arbejde med dataudveksling mellem bygherrer og arkæologer. Udvekslingen finder allerede sted, men ofte ad hoc i løbet af projekterne. En udtalt forventningsafstemning om dataudveksling mellem bygherrer og museum kan med fordel integreres som en fast del af den tidlige kontakt. Det kan medvirke til at lette sagsgangene for museet og imødekomme et behov i bygherrernes projektstyring.

Bygherrer har ofte begrænset kendskab til, hvilken data, der indsamles og kan deles ifm. de arkæologiske undersøgelser. Det drejer sig fx om data fra opmålinger, prøvetagninger og registreringer der indsamles ved den arkivalske kontrol og de arkæologiske udgravninger, som bygherrer kan anvende i planlægningen af deres arbejde. Start samtalen om data med bygherre, så I kan hjælpe hinanden med relevant data.

Forslag til handlinger:

• Bliv enig om en fast praksis for dataudveksling med bygherrerne. Fortæl i starten af processen hvilke data I kan tilbyde og find ud af, hvilke data bygherrerne har interesse i.
• Se på hvilke datatyper museet kan videregive og hvordan. Overvej om det er nødvendigt at have en datapolitik eller retningslinjer for datadelingen i forbindelse med den lovpligtige arkæologi. En datapolitik kan sikre klarhed over, hvilke data museerne vil bruge ressourcer på at indsamle og dele med bygherrer, hvornår i processen der deles, hvordan delingen foregår, og hvem der har ansvaret.
• Vær tydelig om, hvilke ydelser der ligger inden for de eksisterende budgetter for det givne projekt, og hvilke der kræver tillægsaftaler.

Formidling

Formidling er noget, de gravende museer er vant til at arbejde med. For både museum og bygherre er der potentialer i at aktivere formidlingstiltagene endnu mere i bygherresamarbejdende. Det er museets opgave at italesætte dette over for bygherrer og tydeliggøre, hvilke formidlingsindsatser der kan tilbydes og indtænke det i budgetterne.

Der findes mange forskellige formidlingsformater, som kan gennemføres under eller efter udgravninger eller som del af museets øvrige tilbud. Få inspiration til, hvilke formater jeres museum vil arbejde med i på vores side om formidling.

Uforudsete udfordringer

I løbet af et projekt dukker der ofte uforudsete og komplekse udfordringer op, som har konsekvenser for samarbejdet og processen. Det er en fordel for både bygherre og museum at kortlægge hvilke udfordringer parterne ofte møder og tale sammen om, hvordan man fremadrettet kan håndtere dem. Ved at have principper for håndtering af konkrete udfordringer kan konsekvenserne som følge af disse minimeres og konflikter undgås.

Eksempler på nogle af de udfordringer, man som gravende museum ofte møder i bygherresamarbejdet:

• At bygherrer mangler kendskab til myndighedsopgaven og museumsloven og derfor laver fejl i risikovurderingen.
• At bygherrer glemmer at indtænke, at frivillige aftaler med lodsejere kræver tid.
• At der ikke er en strategi, hvis tidsplanen udfordres – særligt i forbindelse med den arkæologiske forundersøgelse.

Brug proceslinjen for den lovpligtige arkæologi (link) til at kortlægge hvornår jeres medarbejdere typisk møder udfordringer, eller se på hvilke udfordringer I ser i fremtidige projekter og hvordan disse kan håndteres i samarbejde med bygherren.